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Avis de confidentialité mondial pour les candidats

(« Avis de confidentialité »)
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Cet avis de confidentialité explique comment, quand et pourquoi nous collectons et utilisons vos données personnelles lorsque vous interagissez avec Givaudan en tant que candidat. Les « données personnelles » sont toutes les informations ou tout ensemble d’informations permettant de vous identifier en tant qu’individu, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ainsi que toute autre information vous concernant que Givaudan peut obtenir de votre part directement ou indirectement.

Nous nous engageons à faire preuve de transparence dans la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles et dans la manière dont nous les protégeons. Nous reconnaissons également votre besoin d’un contrôle raisonnable de vos données personnelles.
C’est pourquoi cet avis de confidentialité vous aidera à comprendre :
  • Qui est responsable de vos données personnelles ? 
  • Application de la présente Politique  de confidentialité
  • Quelles données personnelles collectons-nous et pourquoi ?  
  • Qu’en faisons-nous ? 
  • Avec qui le partageons-nous ? 
  • Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 
  • Comment protégeons-nous les données personnelles ? 
  • Vos droits 
  • Autres informations importantes que vous devez connaître 
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Qui est responsable de vos données personnelles ?

Le responsable du traitement des données est la personne morale responsable des données personnelles collectées auprès de vous. Il détermine comment, quand et pourquoi il collecte et utilise vos données personnelles. Givaudan est une multinationale présente dans le monde entier. Le responsable du traitement de vos données personnelles dépendra de la manière dont vous avez soumis votre candidature :
Si vous avez soumis votre candidature sur le portail Givaudan Career, par l’intermédiaire d’une agence de recrutement ou d’un portail de médias sociaux (par exemple LinkedIn), le responsable du traitement des données est Givaudan International SA, Chemin de la Parfumerie 5, 1214 Vernier, Suisse.

Si vous avez soumis votre candidature en remettant votre CV et les pièces justificatives à un collaborateur de Givaudan dans l’un de nos bureaux à travers le monde, le responsable du traitement des données est l’entité juridique qui gère le bureau auquel vous avez remis votre CV. La liste des entités juridiques de Givaudan par site et leurs coordonnées sont disponibles dans notre dernier rapport annuel.

Si vous n’avez pas encore soumis votre candidature à un poste, bien que vous nous ayez donné votre autorisation de conserver votre CV afin de vous permettre de savoir si un poste approprié s’ouvre chez Givaudan, le responsable du traitement des données est Givaudan International SA, Chemin de la Parfumerie 5, 1214 Vernier, Suisse.
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Application de la présente Politique de confidentialité

Le présent avis de confidentialité s’applique à toute personne créant un profil sur le portail des carrières de Givaudan et/ou postulant à un ou plusieurs postes chez Givaudan.
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Quelles données personnelles collectons-nous et pourquoi ?

Directement de votre part

Nous collectons et utilisons les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous postulez à un ou plusieurs postes vacants chez Givaudan ou que vous soumettez une candidature générique, comme suit :

Portail carrière : Lorsque vous postulez par le biais de notre portail carrière ou si vous créez un profil de carrière, nous vous demandons de fournir certaines informations, notamment votre nom, votre sexe, votre nationalité, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, vos qualifications, votre expérience antérieure, votre CV et d’autres informations pertinentes concernant le poste auquel vous postulez ou pour de futurs postes qui vous intéressent. Vous n’êtes tenu de fournir que les informations marquées comme obligatoires. Les autres champs sont un plus pour votre candidature mais vous êtes libre de ne pas y répondre et cela n’impactera pas votre candidature.

Certaines des informations énumérées ci-dessus peuvent ne pas vous être demandées en fonction de la législation qui vous est applicable.

Évaluations : Pendant la période de candidature, nous pouvons collecter des données personnelles par le biais de divers questionnaires d’évaluation, par exemple, les réponses et les résultats de tests cognitifs. Pour plus d’informations sur ce processus, consultez la section ci-dessous « Qu’en faisons-nous ? ».

Entretien vidéo : PPendant la période de candidature, nous pouvons vous demander de répondre à certaines questions par le biais d’un entretien vidéo. Vous pouvez refuser de participer à cet entretien vidéo, ce qui n’aura aucune conséquence (négative) sur votre candidature en cours. Pour plus d’informations sur ce processus, veuillez consulter la section “Qu’en faisons-nous ?”.

Onboarding : Lorsque vous acceptez notre offre d’emploi, nous vous demandons des données personnelles supplémentaires afin de préparer votre contrat de travail, par exemple vos informations bancaires pour payer votre salaire, une copie de votre permis de travail, votre numéro de sécurité sociale, vos coordonnées d’urgence ou une preuve de vos qualifications. Les données personnelles que nous vous demandons au cours de cette phase peuvent différer dans chaque pays dans lequel nous opérons et être soumises aux exigences légales locales.

Prise de rendez-vous : Pendant la période de candidature, nous pouvons vous demander de naviguer vers un lien de notre fournisseur qui vous permet de planifier une entrevue avec nos recruteurs. Dans ce cas, vous recevez un e-mail de notre part avec un lien où vous pouvez planifier une réunion avec l’un de nos recruteurs. Vous devrez saisir votre nom et votre adresse e-mail afin de gérer la réservation.
Nous recueillons également les informations que vous nous fournissez à notre demande ou sur des formulaires papier que nous vous demandons de remplir lors du processus de candidature.


Indirectement, par d’autres sources

Agences de recrutement : Nous recevons également des informations vous concernant de la part d’agences de recrutement lorsque nous les engageons pour nous aider à trouver le bon candidat pour un poste. Si vous soumettez votre candidature par leur intermédiaire, ils peuvent vous demander certaines informations pour s’assurer de votre aptitude au poste. Ils déterminent les informations qu’ils veulent vous fournir et ils doivent vous fournir leur propre avis de confidentialité. 

LinkedIn et diverses plateformes d’offres d’emploi : Nous utilisons la plateforme de LinkedIn et d’autres plateformes d’offres d’emploi pour rechercher des candidats appropriés et également pour évaluer les profils des candidats. Nous disposons d’un « Compte Recruteur » sur LinkedIn qui nous permet de voir votre profil complet et de créer des shortlists de candidats prometteurs, ou de créer des commentaires directement sur notre plateforme LinkedIn. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être vu par les entreprises détenant un compte recruteur sur LinkedIn en suivant les instructions du lien ci-dessous : 
https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/62931/manage-advertising-preferences?lang=en

Recommandation d’un employé : Si un employé de Givaudan vous recommande pour un poste vacant chez Givaudan, il vous fournira, avec votre consentement, votre nom et vos coordonnées. Ces informations nous sont nécessaires pour lier votre nom à celui des employés qui vous ont référé.

Vérification des antécédents : pour des fonctions ou des localisations spécifiques, nous pouvons effectuer des vérifications des antécédents. Cela comprend la vérification de vos compétences, de vos qualifications et de vos antécédents pour un poste particulier, ainsi que de vos informations ou de votre casier judiciaire. Dans ces cas, nous vous informerons de cette demande en conséquence.
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Qu’en faisons-nous ?

Portail de carrière et présélection vidéo : À l’aide des données personnelles fournies dans le portail de carrière et, le cas échéant, lors de la présélection vidéo, notre équipe de recrutement sélectionne les candidats les plus appropriés. Lors des entretiens, des informations complémentaires peuvent vous être demandées afin de mieux vous connaître.

Évaluations : Nous pouvons vous demander de participer à des évaluations en fonction du niveau et/ou de la fonction pour laquelle vous postulez. Givaudan a mis en place un processus de sélection rigoureux pour s’assurer que les futurs employés réussiront dans leur rôle et dans l’organisation. Ce processus de sélection peut consister en :
  • une série d’évaluations des capacités cognitives validées avant l’entrevue ;  
  • des entrevues structurées axées sur les compétences ;
  • étude de cas et
  • Dans certains cas, des évaluations supplémentaires liées à l’emploi
La combinaison de ces outils ajoute de la validité et de la fiabilité à la prédiction de vos performances professionnelles futures.

Nous collectons et utilisons vos données personnelles pour notre intérêt légitime, qui est d’examiner votre candidature à un poste dans l’entreprise, et si vous êtes retenu(e), dans le but de préparer un contrat de travail avec vous.
  • Évaluer votre aptitude au poste auquel vous avez candidaté en examinant toutes les informations que nous avons recueillies auprès de vous ;  
  • Faire progresser votre candidature au cas où vous auriez satisfait aux exigences du poste ;
  • Choisir la personne qui convient le mieux au poste que nous avons annoncé ;
  • Vous intégrer par le biais de notre programme d’intégration si et une fois que vous avez accepté notre offre ;
  • Verser la prime de cooptation à l’employé qui vous a référé(e), le cas échéant ;
  • Veiller à l’équité en termes de diversité et inclusion ;  
  • Vous tenir au courant des postes vacants potentiels qui pourraient vous intéresser.

Nous utiliserons également vos données personnelles si cela est nécessaire pour remplir toute obligation légale et réglementaire qui pourrait survenir lors du recrutement.
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Avec qui le partageons-nous ?

Vos données personnelles et vos performances sont partagées avec :
  • l’équipe de recrutement et les employés au sein de la société Givaudan ou d’autres sociétés affiliées à Givaudan, qui participent au processus de sélection, y compris le responsable du recrutement et les intervieweurs ;
  • des fournisseurs, qui nous accompagnent dans notre processus de recrutement, par exemple pour l’entretien vidéo ;  
  • les autorités publiques compétentes, afin de remplir certaines de nos obligations légales une fois que vous avez accepté notre offre d’emploi, par exemple pour obtenir un permis de travail pour vous.
Si un employé de Givaudan vous a recommandé, votre parrain saura si vous avez accepté notre offre, mais il ne sera pas informé des étapes de votre demande tant que vous n’aurez pas accepté notre offre.

Enfin, nous pouvons partager vos données personnelles si nous sommes légalement tenus de le faire.
Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.
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Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les informations que nous détenons à votre sujet seront conservées d’une manière conforme à la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, vos informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans le présent avis de confidentialité.
 
Nos politiques et procédures s’appuient sur les critères suivants pour déterminer les périodes de conservation des données personnelles dans le contexte des finalités énoncées ci-dessus :
  • si votre demande d’emploi a été retenue ;
  • le temps écoulé depuis votre dernière interaction avec nous ;
  • sensibilité des données personnelles ;
  • des raisons de sécurité ;
  • les délais de prescription applicables ;
  • tout litige ou litige réel ou potentiel (par exemple, nous avons besoin de ces informations pour établir ou défendre des réclamations légales), auquel cas nous conserverons vos informations jusqu’à la fin d’un tel litige ;
  • Obligation réglementaire ou légale de conserver les données personnelles (par exemple à des fins de sécurité sociale), auquel cas nous conserverons vos informations aussi longtemps que cette obligation l’exige.
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Comment protégeons-nous les données personnelles ?

Nous considérons vos données personnelles comme des informations confidentielles. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser vos données personnelles et nous assurer qu’elles sont protégées contre l’accès illégal, l’altération et la perte. Les mesures organisationnelles signifient, par exemple, que nous veillons à ce que seules les personnes qui en ont besoin à des fins commerciales aient accès à vos données personnelles. Les mesures techniques nous permettent d’effectuer des contrôles réguliers sur nos infrastructures, mais aussi sur nos prestataires de services, afin de nous assurer qu’ils respectent les politiques de sécurité de Givaudan.
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Vos droits

Vous avez le contrôle de vos données personnelles.

Droit d’accès et de rectification. Vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet en nous contactant. Nous effectuons des contrôles réguliers pour nous assurer que vos données personnelles sont à jour. Cependant, nous avons besoin de votre aide pour ce faire, veuillez donc mettre à jour régulièrement votre profil sur notre portail de carrière ou nous contacter si vous souhaitez corriger toute autre donnée personnelle que vous nous avez fournie.

Droit d’opposition et de limitation. Vous avez le droit à tout moment de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Dans certaines circonstances, vous avez également le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles (par exemple jusqu’à ce qu’une inexactitude de vos données personnelles soit corrigée par nos soins suite à votre demande). Veuillez noter qu’en raison de l’exercice de ce droit, sauf si vous vous opposez à l’entretien vidéo, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de poursuivre le traitement de votre demande.

Droit à la suppression. Si vous ne souhaitez plus que nous traitions vos données personnelles, vous pouvez supprimer votre profil sur notre portail carrière ou nous contacter. Nous pouvons toutefois conserver certaines de vos données personnelles pour nous conformer aux lois et réglementations applicables et conformément à nos règles de conservation des données ou comme mentionné ci-dessus dans la section « Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? ». Veuillez noter qu’en raison de l’exercice de ce droit, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de traiter votre demande.

Droit à la portabilité des données. Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans certaines circonstances, les informations que vous nous avez fournies, sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, afin que vous puissiez les réutiliser à vos propres fins par différentes sociétés. 

Pour les personnes résidant dans l’Union européenne (« UE »), les droits supplémentaires suivants sont à votre disposition :

Droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée. Afin de procéder à une présélection des candidats, nous configurons parfois le système de manière à ce qu’il décide uniquement d’accepter ou de refuser votre candidature en fonction de certains critères définis par nous. De plus, certaines de nos évaluations sont informatisées et les résultats ne sont pas toujours vérifiés par un être humain, auquel cas nous vous en informons au début de l’évaluation. 
Lorsqu’une décision concernant votre demande a été prise uniquement par une machine, vous avez le droit de demander que cette décision soit examinée par une personne physique. 

Droit d’introduire une plainte. Nous faisons de notre mieux pour être transparents, protéger vos données personnelles et vous offrir autant de contrôle que possible. Toutefois, si vous estimez que nous ne l’avons pas fait conformément aux lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données, vous pouvez nous contacter. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de l’UE de votre pays ou du pays où se trouve votre responsable du traitement.
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Autres informations importantes que vous devez connaître

Utilisation de l'intelligence artificielle (IA)
Nous pouvons utiliser des outils d'IA dans le cadre de notre processus de recrutement. Ces outils exploitent l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour analyser les candidatures. Nous les utilisons afin d'améliorer l'expérience candidat et de faciliter le travail des recruteurs et/ou des responsables du recrutement en recommandant et/ou en mettant en avant des candidats pertinents. L'outil d'IA peut évaluer les informations que vous fournissez dans votre candidature au regard des critères du poste. Ces critères sont l'intitulé du poste, les compétences requises, le lieu (ville et pays uniquement) et l'expérience professionnelle. Un auditeur indépendant a examiné l'outil d'IA (Phenom) utilisé par Givaudan. Les résultats de cet audit sont consultables ici. Givaudan utilise cet outil depuis le 1er novembre 2024.

L'IA ne prend aucune décision en matière d'embauche et ne rédige aucune recommandation ni aucun document justificatif. La décision de retenir ou non un candidat pour un poste vacant relève toujours de la compétence du recruteur ou du responsable du recrutement.

Aucune décision automatisée n'est prise au sens de l'article 22 du RGPD.

Si vous souhaitez demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter global.recruitment@givaudan.com.
Dans le cadre du développement de l'intelligence artificielle, vos données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Nous avons un intérêt légitime à garantir que l'intelligence artificielle s'adapte aux besoins réels.

Transferts de données internationaux
Nous opérons à l'échelle mondiale et faisons appel à des prestataires de services pour assurer le bon fonctionnement de nos solutions globales. Vos données personnelles peuvent être transférées vers un pays autre que celui où vous résidez. Nous veillons toutefois à ce que ces transferts internationaux de données soient effectués dans le respect des lois applicables en matière de protection des données.

Si nous transférons vos informations en dehors de l'EEE, nous veillerons à ce que vos informations soient protégées par les garanties suivantes :
  • les lois du pays vers lequel vos informations sont transférées garantissent un niveau adéquat de protection des données (article 45 du RGPD) ; ou
  • Le transfert est soumis à des clauses de protection des données approuvées par la Commission européenne (article 46.2 du RGPD) ou est soumis au Bouclier de protection des données UE-États-Unis.

Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations concernant les transferts de vos données et/ou les mesures de protection mises en place (y compris sur la manière d'en recevoir une copie), vous pouvez nous contacter.

Modifications apportées à la présente politique de confidentialité
La version la plus récente de la présente Politique de confidentialité se trouve sur cette page. Nous pouvons la modifier à tout moment, sauf si ces modifications contiennent des changements substantiels susceptibles d’affecter les droits des personnes en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données. Dans ce cas, vous serez informé(e) de ces changements en haut de cette page.
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Contact

Si vous avez d’autres questions sur cet avis de confidentialité, veuillez contacter notre délégué à la protection des données du groupe. Vous pouvez également nous écrire à l’adresse suivante :

Givaudan International SA
À l’attention de : Délégué à la protection des données du Groupe
Chemin de la Parfumerie 5
1214 Vernier
Suisse

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Création : 24 avril 2019 – Dernière mise à jour : 1er novembre 2024